Документ подписан электронной подписью штамп как сделать

Как самостоятельно подписать документ электронной подписью?

Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.

Что потребуется для подписания электронного документа?

Как подписать документ электронной подписью?

  • Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
  • Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи. В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
  • Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически. Ознакомьтесь с информацией о технических требованиях к рабочему месту для работы с электронной подписью
  • Программа для создания электронной подписи — они будут рассмотрены далее. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

Вариант 1. Установить плагин для Office

Для документов формата Word и Excel

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

  • трудовой или хозяйственный договор,
  • иск в арбитраж,
  • заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

  • Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
  • Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
  • Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Для документов формата PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи

Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.

У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

  • Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
  • Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
  • Сертификат, которым нужно подписать документ.

Что учесть при использовании программы:

  • В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами

Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.

Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.

Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.

Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в Контур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.

Что учесть при использовании Контур.Крипто:

  • В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
  • В сервисе можно создать только отсоединенную подпись.
  • Контур.Крипто работает только в операционной системе Microsoft Windows.
  • Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными электронными подписями.

Правила отображения штампа об электронной подписи

Использование штампа об электронной подписи определяет ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Это право дает статья 26 Федерального закона «О стандартизации в РФ».
Если штамп об электронной подписи содержит не всю информацию, рекомендованную ГОСТом, или вообще отсутствует, документ не теряет юридической силы. Административной ответственности за отказ от стандарта нет.

В СБИС можно настроить или отключить отображение штампа об ЭП.

Что указано на штампе об ЭП

По ГОСТу на штампе отображается:

  • информация о том, что документ подписан электронно;
  • номер сертификата электронной подписи;
  • ФИО подписанта.

Штамп Компании «Тензор» дополнительно содержит:

  • название оператора ЭДО;
  • наименование этапа документооборота, на котором был подписан документ;
  • название организации, подписывающей документ;
  • дату подписания;
  • комментарий, указанный при завершении этапа, на котором был подписан документ. На штампе отобразится только 2 строки, остальной текст будет заменен на «. ».

На штампе не указан период действия электронной подписи, потому что эта информация несущественна для участников документооборота. СБИС автоматически проверит срок действия сертификата и не отправит документ, если электронная подпись недействительна.

Штамп для многостороннего документооборота

Если в документообороте участвует более 5 подписантов, то штамп об ЭП не печатается на каждой странице, а переносится на последнюю независимо от настройки.

Штамп с информацией о КЭП, ГОСТ и юридическая значимость электронного документа

Какое из названных понятий в этом ряду лишнее?

Лишнее — юридическая значимость. Если у штампа на визуализации электронного документа, который содержит информацию о подписи, и ГОСТа есть точки соприкосновения, то с юридической значимостью этого документа они не имеют ничего общего. Если штамп содержит не всю информацию о сертификате подписанта, которая рекомендована ГОСТом, это не лишает документ юридической силы.

ГОСТ: обязанность или добрая воля?

Вспомним, что такое ГОСТ. Это государственный стандарт, который содержит требования к качеству продукции, работ или услуг. Речь о штампе с информацией о КЭП на визуализации электронного документа идет в «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). В п. 5 говорится о том, что «правила применения настоящего стандарта установлены в ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ „О стандартизации в Российской Федерации“».

В соответствии с данными нормативными актами ГОСТ не является обязательным к исполнению, если речь не идет об оборонной продукции и защите сведений, составляющих государственную тайну или другую информацию ограниченного доступа. Так как печатные формы документов, переданных через Диадок, не относятся к данным категориям, они могут не соответствовать требованиям ГОСТа. Это не является нарушением законодательства.

Кроме того, напомним, что к визуализации электронных документов нет законодательно закрепленных требований. Каждая организация может визуализировать их так, как ей удобно. Юридической силой обладает лишь файл документа в формате xml.

Сравним, какую информацию в штамп об электронной подписи закладывает «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) и какая содержится в штампе Диадока.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Что включает штамп на визуализации электронного документа?

  • фразу «документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата электронной подписи;
  • фамилию, имя, отчество подписанта;
  • срок действия сертификата.
  • фразу «Документ передан через оператора ЭДО АО «ПФ «СКБ Контур»;
  • идентификатор документа в Диадоке;
  • название организации, которая подписывает документ;
  • номер сертификата, которым подписан документ;
  • фамилию, имя, отчество подписанта;
  • дату подписания.

Как видно, штамп в Диадоке содержит даже более подробную информацию о подписании документа в сравнении с той, которую предполагает ГОСТ.

Почему не добавить срок действия сертификата?

Критически важной для сторон является информация о действительности КЭП в момент подписания. Сколько сертификат подписанта будет действовать после этого: один день или три месяца, — не имеет значения для подписания данного конкретного документа. Действительна ли КЭП, Диадок проверяет перед отправкой документа. Он не будет передан, если у сертификата истек срок действия. Ситуация, при которой контрагент получил документ с нелегитимной подписью, в Диадоке исключена.

Указание срока действия КЭП в штампе также бесполезно, если ее владелец уволен. В этом случае администратор ящика организации в Диадоке должен закрыть ему доступ. Если это не было сделано и уволенный человек по какой-либо причине все-таки подпишет документ своим сертификатом, то данный документ легко можно признать недействительным.

У вас еще нет КЭП? Закажите сертификат КЭП — для этого оставьте комментарий в форме заявки.

Ссылка на основную публикацию