Как сделать гугл таблицу для общего доступа

Для корпоративных проектов бывает полезно создать Гугл таблицу с общим доступом: как это сделать.

Таблицы, как и другие онлайн инструменты Гугл, позволяют работать с привычными формами документов, не устанавливая на компьютер лицензионный Microsoft Office. Больше того, хранение данных в облаке Google, позволяет получить к ним доступ из любого места, где есть Интернет.

Для корпоративной работы часто приходится обмениваться таблицами или работать над ними совместно.

общие таблицы гугл общие таблицы гугл

Преимущества общего пользования

Общая доступность Google таблиц позволяет:

  • иметь всегда актуальную информацию содержимого документа;
  • избежать появления дублей и путаницы с их актуальностью;
  • контролировать изменения информации и время редактирования;
  • экономить время на пересылке документов;
  • организовать удаленную работу сотрудников группы.

Используя общий для сотрудников доступ, можно более эффективно работать, оговорив заранее правила работы.

Создание документа для совместной работы

Для создания общедоступного файла необходимо, чтобы все члены группы имели аккаунты Google. Любой член группы может предоставлять доступ к любому своему документу остальным участникам, при этом остальные файлы будут для них недоступны, если владелец не позволит.

Порядок создания общего пользования:

  • войти в документ;
  • в правом верхнем углу нажать на кнопку Настройки доступа;

настроить настроить

  • в появившемся окне нажать кнопку вверху Копировать ссылку общего доступа;

создание ссылки создание ссылки

  • ввести адреса людей, которым будет открыт доступ к файлу;

распределение прав распределение прав

  • для каждого человека можно выбрать степень доступности: редактирование, комментирование; чтение;
  • ввести описание файла и нужные пояснения;
  • отправить ссылку адресатам.

В результате этих действий члены группы получат совместный доступ к таблице Гугл, причем каждый в пределах выделенных ему полномочий.

Если в том же окне внизу нажать на надпись Расширенные, то можно отправить ссылку на файл дополнительно владельцам аккаунтов Фейсбука и Твиттера. Это очень удобно, если общий доступ к таблице нужно предоставить более широкому кругу людей.

Общий доступ к Google Документам

Автор: Sreda31 · Опубликовано 22.01.2020 · Обновлено 09.04.2021

Google Документы

Настройка общего доступа

С помощью общего доступа можно вносить изменения в Google Документы, Google Таблицы и Google Презентации вместе с другими пользователями.

Для настройки общего доступа необходимо нажать кнопку «Настройка доступа», расположенную в правом верхнем углу:

Настройка доступа

При нажатии на кнопку откроется окно:

Общий доступ

Общий доступ

В данном окне вы можете указать электронную почту пользователя и выбрать режим доступа:

  • Редактирование — возможность вносить изменения в документ;
  • Комментирование — возможность комментировать документ и предлагать исправления;
  • Просмотр — возможность просматривать документ без внесения изменений.

В разделе «Включить доступ по ссылке» вы сможете создать ссылку, обладатели которой смогут использовать документ в одном из заданных режимов (см. выше).

В разделе «Расширенные» можно увидеть список всех пользователей, которым предоставлен доступ к документу, отредактировать этот список, а также указать, разрешено ли пользователям менять настройки доступа, скачивать, печатать и копировать файл.

Общий доступ для пользователей без Google-аккаунта

Важное изменение в настройках общего доступа к Google Документам, Таблицам, Презентациям и файлам на диске.

Раньше можно было предоставить индивидуальный доступ только пользователям с аккаунтом Google, а всем остальным приходилось предоставлять общую ссылку.

Теперь этот вопрос решен. Пользователи с аккаунтами других провайдеров (любых, в том числе yandex и mail), тоже могут получать индивидуальный доступ по собственной ссылке.

Как все устроено?

Вы предоставляете доступ пользователю, указав его электронную почту (как это делалось раньше).

Пользователю на почту приходит ссылка на доступ к документу. При переходе по ссылке ему предлагают авторизоваться, введя код, который в этот момент направляется ему на почту. Таким образом, попасть в документ просто имея в руках чужую ссылку уже не получится.

При совместном доступе такой пользователь будет отображаться не как «неопознанный опоссум», а как пользователь с тем адресом, для которого открыт доступ.

Добавление комментариев

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо выделить слово или фразу и перейти в меню «Вставка» — «Оставить комментарий». Также кнопка добавления комментария появится у правого края листа в районе выделенного фрагмента:

В появившемся окошке необходимо ввести текст комментария и нажать кнопку «Комментировать».

Все добавленные комментарии будут отображаться в правой части экрана. Текст, к которому прикреплен комментарий» будет подсвечен желтым.

В комментарии отображается пользователь, оставивший его, и время создания комментария.

При клике на окошко комментария появится возможность добавить ответ к нему.

Если необходимость в комментарии отпадет, можно нажать кнопку «Вопрос решен», после чего комментарий будет скрыт.

Доступ ко всем комментариям (в т.ч. скрытым) осуществляется путем нажатия на кнопку «Показать дискуссию», расположенную в правой верхней части экрана:

Упоминание пользователей

В Google Документах можно упомянуть любого пользователя. Просто поставьте знак @ и вы увидите список пользователей, выберите нужного.

В документ подставится имя пользователя, а при наведении на него мыши можно будет увидеть мини-карточку с данными этого пользователя.

В случае, если у упомянутых вами пользователей нет доступа к данному документу, вы увидите напоминание об этом в правой части документа.

Как создать гугл таблицы (Google Excel) с общим доступом, добавлять фильтры, новые листы, графики, гиперссылки и делать копии: пошаговая инструкция

Как создать гугл таблицу с общим доступом

Всем привет! Сегодня я расскажу вам о том, как создать гугл таблицу с общим доступом. Чтобы информация была максимально полезной и понятной, представлю ее в виде пошаговой инструкции и сопровожу скриншотами. Ну и как вишенка на торте покажу, как использовать некоторые полезные функции: создавать новые копии таблицы, добавлять фильтры, новые листы, графики, диаграммы и гиперссылки.

  1. Как создать новую гугл таблицу
  2. Закрываем доступ к файлу
  3. Основные функции
  4. Заключение

Как создать новую гугл таблицу

Для того чтобы начать работать с таблицами от Google (Sheets или же просто Google Excel) вам понадобится gmail почта. Если она у вас есть – отлично. Если нет – придется регистрироваться. Когда с этим будет покончено, можно переходить к работе с документами.

Итак, авторизовавшись в почте, нажмите на следующую кнопку:

Как создать гугл таблицу онлайн

Затем, нажмите кнопку «Еще» и перейдите в документы:

Как создать гугл таблицу онлайн

Как создать гугл таблицу онлайн

И выберите «Таблицы»:

Как создать гугл таблицу онлайн

Отлично, теперь вы находитесь в разделе гугл документы: таблицы. Интерфейс у сервиса простой, присутствует множество готовых шаблонов, которыми можно в любой момент воспользоваться. Все, что вам для этого нужно – нажать на любой из них. Ну, или просто создайте «Пустой файл»:

как создать таблицу в гугл документах

А теперь давайте вместе попробуем создать новую табличку и открыть к ней общий доступ. Для этого нажмите «Пустой файл».

Как видите, интерфейс схож с аналогичным софтом, но уже от Microsoft. Поэтому, если вы часто работаете в excel, вам не придется долго во всем разбираться.

Чтобы открыть доступ к файлу, в открывшимся документе введите название (красная стрелочка) и щелкните «Настройки доступа» (оранжевая стрелочка):

Как создать гугл таблицу онлайн

Перед вами должно появиться окошко настроек общего доступа:

Как выглядит меню для передачи доступа к гугл эксель

А теперь идем по одному из двух вариантов:

  1. Создаем ссылку-приглашение;
  2. Отправляем приглашение конкретному человеку по электронной почте.

Ну а чтобы не осталось вопросов, сейчас я разберу оба варианта. Ну а начну, пожалуй, с первого.

Итак, если вам нужно пригласить большое количество пользователей, рассылка приглашений через ввод почты будет слишком затратной по времени. На такой случай существует полезная функция – открыть доступ для людей, прошедших по ссылке-приглашению. Для этого нажмите кнопку «Скопируйте ссылку» во втором (нижнем) блоке, после чего появится искомое приглашение, а также настройки доступа:

Открываем доступ к файлу exel

Выбрав «Доступные пользователям, у которых есть ссылка» вам останется только назначить права, скопировать приглашение и отправить его вашим работникам:

Настраиваем права для приглашенных по ссылке участников в Google exel

А теперь я расскажу, что делать, если приглашение нужно отправить одному конкретному человеку. Ну, или двоим, не суть важно.

Итак, чтобы отправить приглос ограниченному числу работников вам нужно ввести в первом блоке его email, после чего появится специальное поле, в которое вводится сообщение, а также настраиваются права доступа:

Даем доступ к гугл файлу exel через email

Закончив с этим, нажимаете «Отправить» и эти люди через некоторое время получат сообщение с доступом к документу. Достаточно просто, верно?

На этом, в общем-то всё. Разве что из важного я еще должен упомянуть про настройки приватности. Чтобы их открыть нажмите на шестеренку в верхнем блоке справа вверху. Откроется меню, в котором можно выставить настройки доступа, которые будут нужны:

Настройки доступа в google exel

Закрываем доступ к файлу

Чтобы закрыть доступ к файлу вам нужно:

  1. Если вы отправляли ссылки-приглашения;

Снова открываете «Настройки доступа» и во втором блоке ставите «Доступ ограничен». Нажимаете готово и все, дело сделано.

Закрываем доступ к файлу exel

  1. Если отправляли приглашение по email.

В этом случае все намного проще. Открыв «Настройки доступа», напротив имени и почты сотрудника жмете по полю с уровнем его прав и выбираете «Удалить».

Как изменить права доступа или удалить приглашение в гугл эксель

Основные функции

Если вы решили работать с гугл таблицами и тем более делать их общими, советую изучить все доступные функции, чтобы в будущем не терять время. Ниже я расскажу про основные, о которых чаще всего спрашивают меня или задают вопросы в интернете.

  • Как создать копию гугл таблицы.

Для этого в меню нажмите «Файл»:

Откройте таблицу и нажмите Файл

И выберите «Создать копию»:

Нажмите создать копию

Останется ввести название, выбрать, копировать ли настройки и комментарии и нажать «Ок»:

Введите название для копии таблицы, поставьте галочки, если они нужны и щелкайте Ок

  • Как создать фильтр.

В меню нажимаем «Данные»:

И щелкаем «Создать Фильтр»:

Нажмите создать фильтр

Чтобы отфильтровать данные нажмите на треугольничек и выберите параметры фильтрации:

Выставите фильтрацию

Ну а чтобы убрать фильтр, снова нажмите «Данные» и выберите «Отключить»:

Нажмите отключить фильтр

  • Как создать лист.

Чтобы создать новый лист достаточно нажать в самом низу документа, слева, на маленький плюсик:

Как создать новый лист в гугл таблице

  • Создаем гиперссылку.

Для этого в меню нажимаем на «Вставка»:

Нажмите ссылка, чтобы создать гиперссылку

Вводим url-адрес и анкор:

Введите урл-адрес и анкор ссылки

Готово. Ну а на случай, если вдруг понадобится внести изменения, достаточно щелкнуть по ссылке и появится небольшое окошко, в котором будут три кнопки: сделать копию, внести изменения и кнопка удаления:

Внесите изменения или удалите гиперссылку

  • Как создать график или диаграмму.

Тут тоже все просто. Как и в случае с гиперссылкой, щелкаем «Вставка»:

И выбираем «Диаграмма»:

Выберите диаграмму

Появятся настройки, в которых выставляем данные и выбираем тип диаграммы (или меняем ее на подходящий график):

Настройте диаграмму

Готово. Если же вам понадобится внести изменения в данные, щелкните по трем точкам справа сверху и нажмите «Настройки», «Удалить» или любой другой подходящий пункт:

Нажимаете на троеточие и выбираете, что хотите сделать с диаграммой

Заключение

Теперь и вы знаете, как создать гугл таблицу (Google Excel) с общим доступов. Благодаря схожести интерфейса с Microsoft Excel — это очень полезный и простой в освоении сервис. Кстати, недавно я уже писал про другой похожий сервис от гугла, но уже представляющий собой аналог Microsoft Word. Вот ссылка на статью — «Как создать гугл документ с общим доступом».

Чуть позже я напишу еще одну статью об этом сервисе, но уже расскажу о том, как правильно интегрировать гугл документы на страницы сайта. По правде сказать, это достаточно просто сделать, но я никак не сяду и не изучу этот вопрос досконально. Особенно меня интересует, как правильно задать необходимые размеры и подогнать документ по габаритам страницы.

Ну ладно, поговорим об этом в следующий раз. Если вам вдруг стало интересно, как интегрировать этот сервис на свой сайт, подписывайтесь на обновления моего блога. До встречи в следующих статьях!

Ссылка на основную публикацию