Как сделать выборку в excel из списка

Как сделать случайную выборку в Excel из списка?

В этой статье я хочу рассказать о возможности создать список уникальных значений в таблицах Excel.

Эта возможность очень часто используется при работе с таблицами, так как часто возникает потребность с большого массива данных выбрать уникальные данные, которые не повторяются.

Как сделать случайную выборку в excel из списка?

Это может быть нужно для разнообразных целей, и уже вам решать каким способом и как произвести отбор нужных вам уникальных значений.

Список уникальных значений возможно создать 6-ю способами:

Создать список уникальных значений с помощью специальной функции

Это очень простой способ для владельцев Excel выше 2007 версии как произвести отбор уникальных значений. Вам нужно на вкладке «Данные», в разделе «Работа с данными», использовать специальную команду «Удалить дубликаты».

В появившемся диалоговом окне «Удалить дубликаты», вы выделяете те столбики, где необходимо произвести отсев уникальных значений и нажимаете «Ок».

Как сделать случайную выборку в excel из списка?

В случае, когда в выделенном диапазоне размещается и заголовок таблицы, то поставьте галочку на пункте «Мои данные содержат заголовки», что бы вы случайно не удалили данные. Внимание! Когда вы будете производить отсев уникальных значений в таблице, где столбиков больше 2 и они взаимосвязаны информацией, Excel предложит вам расширить диапазон выбора, с чем вы должны, согласится, иначе будет нарушена логическая связь с другими столбиками.

Создать список уникальных значений с помощью расширенного фильтра

Это также не сложный способ произвести отбор уникальных значений в таблице.

Использовать этот инструмент возможно на вкладке «Данные», потом выбрать «Фильтр», и наконец «Расширенный фильтр», этот путь подходит для Excel 2003, а вот владельцы более юных версий, от 2007 и выше стоит пройти по пути: «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно».

Огромный плюс этого способа в том, что вы можете создать новый список уникальных значений в другом месте. Как сделать случайную выборку в excel из списка?После появления диалогового окна «Расширенный фильтр», устанавливаем галочку напротив пункта «Скопировать результат в другое место», потом указываем диапазон с вашими данными в поле «Исходный диапазон», при необходимости указываем критерий отбора, но для общего отсева поле оставляем пустым «Диапазон критериев», в третьем поле «Поместить результат в диапазон» указываем первую ячейку куда будут помещаться наши данные, отмечаем галочкой пункт «Только уникальные записи» и нажимаем «Ок». Как сделать случайную выборку в excel из списка?Если же вам не нужно никуда переносить ваши данные, то просто установите флажок для пункта «Фильтровать список на месте», данные не пострадают, произойдет наложение обыкновенного фильтра.

Внимание!Если программа запрещает вам переносить отфильтрованные данные на другой лист, вы просто запустите «Расширенный фильтр» на том листе, куда вам надо перенести отобранные уникальные значения.

Создать список уникальных значений с помощью формул

Этот способ более сложен, нежели те, что мы рассматривали ранее, но его преимущество в том, что он более динамичен и работает на постоянной основе. В разных случаях вам будут нужны разные формулы, вот и рассмотрим несколько вариантов и примеров.

Пример 1. Вам нужно пронумеровать, уникальные, значение в списке значений, для этого нужно использовать функцию ЕСЛИ в формуле следующего вида:

ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(B$1:B2;B2)=1;МАКС(A$1:A1)+1;»«)

Суть формулы в том, что она проверяет сколько раз, текущее значение встречается в вашем диапазоне (начиная с начала), и если это значение равно 1, то есть это первое уникальное значение, формула ставит последовательно возвращающий номер по порядку.

Как сделать случайную выборку в excel из списка?

Теперь можно произвести отбор уникальных значений, которые были ранее пронумерованы. Сделать это возможно в любом из соседних столбиков используя функцию ВПР и копируя ее вниз:

ЕСЛИ(МАКС(A1:A100)

Случайная выборка

Нечастая, но интересная задача: выбрать из массива данных (списка) случайным образом N элементов. Причин для ее возникновения может быть несколько, например:

  • Объем данных слишком велик, поэтому мы удовлетворяемся анализом случайной выборки из полного набора данных.
  • Выбор победителей из числа участников какого-либо конкурса или лотереи.

В любом случае перед нами стоит задача отобрать случайным образом заданное количество элементов из какого-либо набора (например, вот такого):

Способ 1. Случайная сортировка

Добавить к нашему списку еще один столбец и вставить в него функцию генерации случайных чисел СЛЧИС (RAND). Затем отсортировать наш список по добавленному столбцу (Данные — Сортировка) и взять N первых элементов из получившейся таблицы:

Минусы такого способа очевидны — придется вручную каждый раз пересортировывать список, если нам необходимо будет сделать другую случайную выборку. В плюсах — простота и доступность.

Способ 2. Функция НАИМЕНЬШИЙ

Этот способ заключается в использовании функции НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) для выбора из списка N позиций с наименьшим случайным числом в столбце А:

После выбора пяти (в нашем примере) наименьших случайных чисел из столбца А, мы вытаскиваем имена, которые соответствуют этим числам с помощью функции ВПР (VLOOKUP).

Способ 3. Случайная выборка без повторов — функция Lotto на VBA

Можно создать простую функцию на VBA, которая будет выдавать заданное количество случайных чисел из нужного интервала. Откроем редактор Visual Basic (ALT+F11 или в старых версиях Excel через меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic), вставим новый модуль через меню Insert — Module и скопируем туда текст вот такой функции:

Function Lotto(Bottom As Integer, Top As Integer, Amount As Integer)
Dim iArr As Variant
Dim i As Integer
Dim r As Integer
Dim temp As Integer
Dim Out(1000) As Variant

ReDim iArr(Bottom To Top)
For i = Bottom To Top
iArr(i) = i
Next i

For i = Top To Bottom + 1 Step -1
r = Int(Rnd() * (i — Bottom + 1)) + Bottom
temp = iArr(r)
iArr(r) = iArr(i)
iArr(i) = temp
Next i
j = 0
For i = Bottom To Bottom + Amount — 1
Out(j) = iArr(i)
j = j + 1
Next i

У этой функции будет три аргумента:

  • Bottom — нижняя граница интервала случайных чисел
  • Top — верхняя граница интервала случайных чисел
  • Amount — количество случайных чисел, которое мы хотим отобрать из интервала

Т.е., например, чтобы отобрать 5 случайных чисел от 10 до 100, нужно будет ввести =Lotto(10;100;5)

Теперь эту функцию легко использовать для отбора случайных значений. Добавим к нашему списку столбец с нумерацией и будем отбирать людей по случайным номерам, которые генерирует функция Lotto:

Обратите внимание, что наша функция Lotto должна быть введена как формула массива, т.е. сначала необходимо выделить диапазон ячеек результатов (D2:D6) затем ввести нашу функцио Lotto и, после ввода аргументов функции, нажать Ctrl+Shift+Enter, чтобы ввести эту функцию именно как функцию массива во все выделенные ячейки.

Ну, а дальше останется при помощи уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) вытащить имена из списка, соответствующие случайным номерам.

Выборка и анализ данных в Excel

В Excel имеется набор инструментов для анализа данных, называемый пакет анализа, который может быть использован для решения статистических или экономических задач.

Для использования одного из этих инструментов необходимо указать входные данные и выбрать параметры. Анализ будет проведен с помощью подходящей статистической или инженерной макрофункции, и результаты будут представлены в выходном диапазоне.

Некоторые инструменты позволяют представить результаты анализа в графическом виде.

Статистический пакет анализа данных. Для его установки в меню Сервис выбирается команда Надстройки и далее в списке Пакет анализа.

Для использования инструментов анализа, анализируемые данные следует представить в виде строк или столбцов. Совокупность ячеек, содержащих эти данные, называется входным диапазоном.

В меню Сервис выбирается команда Анализ данных. В списке Инструменты анализа выбирается необходимая строка. Далее вводятся входной и выходной диапазоны.

Корреляционный анализ. Используется для количественной оценки взаимосвязи двух наборов данных, представленных в безразмерном виде.

Корреляционный анализ дает возможность установить: ассоциированы ли наборы данных по величине, то есть, большие значения из одного набора данных связаны с большими значениями другого набора (положительная корреляция), или, наоборот, малые значения одного набора связаны с большими значениями другого (отрицательная корреляция), или данные двух диапазонов никак не связаны (корреляция близка к нулю). Для вычисления коэффициента корреляции между двумя наборами данных используется статистическая функция КОРЕЛ.

Ковариационный анализ. Ковариация является мерой связи между двумя диапазонами данных. Используется для вычисления среднего произведения отклонений точек данных относительно средних.

Ковариационный анализ дает возможность установить, ассоциированы ли наборы данных по величине, то есть, большие значения из одного набора данных связаны с большими значениями другого набора (положительная ковариация), или, наоборот, малые значения одного набора связаны с большими значениями другого (отрицательная ковариация), или данные двух диапазонов никак не связаны (ковариация близка к нулю). Вычисления ковариации для отдельной пары данных производятся с помощью статистической функции КОВАР.

Экспоненциальное сглаживание. Предназначается для предсказания значения на основе прогноза для предыдущего периода, скорректированного с учетом погрешностей в этом прогнозе. Использует константу сглаживания, по величине которой определяет, насколько сильно влияют погрешности на прогнозы в предыдущем прогнозе.

Скользящее среднее. Используется для расчета значений в периоде прогнозирования на основе среднего значения переменной для указанного числа предшествующих периодов. Скользящее среднее, в отличие от простого среднего для всей выборки, содержит сведения о тенденциях изменения данных. Процедура может использоваться для прогноза сбыта, инвентаризации и других процессов.

Генерация случайных чисел. Используется для заполнения диапазона случайными числами, извлеченными из одного или нескольких распределений. С помощью данной процедуры можно моделировать объекты, имеющие случайную природу, по известному распределению вероятностей.

Например, можно использовать нормальное распределение для моделирования совокупности данных по арифметическим ошибкам в бухгалтерском учете. Чтобы в результате выполнения вычислений вернуть равномерно распределенное случайное число, большее или равное 0 и меньшее 1, используется функция СЛЧИС().

Чтобы вернуть случайное число, лежащее между произвольными заданными значениями, используется функция СЛУЧМЕЖДУ().

Ранг и персентиль. Исползуется для вывода таблицы, содержащей порядковый и процентный ранги для каждого значения в наборе данных. Данная процедура может быть применена для анализа относительного взаимораспределения данных в наборе.

Регрессия.Линейный регрессионный анализ заключается в подборе графика для набора наблюдений с помощью метода наименьших квадратов. Регрессия используется для анализа воздействия на отдельную зависимую переменную значений одной или более независимых переменных.

Например, на объем реализации влияют несколько факторов, включая цену, выпуск и сезонность. Регрессия пропорционально распределяет меру реализации по этим трем факторам на основе данных функционирования организации.

Результаты регрессии впоследствии могут быть использованы для предсказания объема реализации.

Выборка. Создает выборку из генеральной совокупности, рассматривая входной диапазон как генеральную совокупность. Если совокупность слишком велика для обработки или построения диаграммы, можно использовать представительную выборку.

Кроме того, если предполагается периодичность входных данных, то можно создать выборку, содержащую значения только из отдельной части цикла.

Например, если входной диапазон содержит данные для квартальных продаж, создание выборки с периодом 4 разместит в выходном диапазоне значения продаж из одного и того же квартала.

Как сделать выпадающий список в Excel

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:

  1. Видеоурок
  2. Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня
  3. Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных
  4. Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ
  5. Как эта формула работает?
  6. Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)
  7. Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных
  8. Как скопировать выпадающий список в Excel
  9. Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе
  10. Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Видеоурок

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Как сделать выпадающий список в Excel

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбираем пункт “ Проверка данных “.

  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле “ Источник ” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “ Источник ” и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2 ), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2 ).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”. Для этого нам потребуется:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “:

  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле “ Источник ” ввести значение “Да; Нет”.
  • Нажимаем “ ОК

Да - Нет

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “ Источник “, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Как сделать выпадающий список в Excel

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “:

  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле “ Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
  • Нажать “ ОК

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе “[высота]” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “[ширина]” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “;
  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “;
  • В поле “ Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
  • Нажать “ ОК

В этой формуле, в аргументе “[высота]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу СЧЕТЕСЛИ , которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

  • Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

выпадающий список с автоматиеской подстановкой в эксель

  • На панели инструментов нажимаем пункт “ Форматировать как таблицу “:

  • Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

Выпадающий список в Excel

  • Нажав клавишу “ ОК ” во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

Автоматическая подстановка данных в Excel

  • Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом “А”:

Присвоить имя таблицы в Excel

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “:

  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле источник указываем =”название вашей таблицы” . В нашем случае мы ее назвали “ Список “:

Поле источник автоматическая подстановка данных в выпадающий список Эксель

  • Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

Выпадающий список в Excel

  • Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список – просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

Автоматическая подстановка данных в Excel

  • Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

Автоматическая подстановка данных в выпадающий список эксель

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6 .

Выпадающий список в Excel

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

  • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
  • выделите ячейки в диапазоне А2:А6 , в которые вы хотите вставить выпадающий список;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V .

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

  • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
  • выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
  • нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “ Специальная вставка “;

выпадающий список в excel

  • В появившемся окне в разделе “ Вставить ” выберите пункт “ условия на значения “:

Выпадающий список в Excel

  • Нажмите “ ОК

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

  • Нажмите на вкладку “ Главная ” на Панели инструментов;
  • Нажмите “ Найти и выделить ” и выберите пункт “ Выделить группу ячеек “:

Как найти ячейки с выпадающим списком в Excel

  • В диалоговом окне выберите пункт “ Проверка данных “. В этом поле есть возможность выбрать пункты “ Всех ” и “ Этих же “. “ Всех ” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “ этих же ” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “ всех “:

Выпадающий список в Excel. Как найти все списки

  • Нажмите “ ОК

Нажав “ ОК “, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.

Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

Функция Indirect (ДВССЫЛ) в Excel

Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:

  • Создать два именованных диапазона для ячеек “ A2:A5 ” с именем “Россия” и для ячеек “ B2:B5 ” с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:

зависимый выпадающий список в Excel

  • Перейти на вкладку “ Формулы ” => кликнуть в разделе “ Определенные имена ” на пункт “ Создать из выделенного “:

  • Во всплывающем окне “ Создание имен из выделенного диапазона ” поставьте галочку в пункт “ в строке выше “. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона “Россия” и “США” со списками городов:

зависимый-выпадающий-список-в-excel

  • Нажмите “ ОК
  • В ячейке “ D2 ” создайте выпадающий список для выбора стран “Россия” или “США”. Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.

функция INDIRECT (ДВССЫЛ) в Excel

Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:

  • Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
  • Кликните по вкладке “ Данные ” => “ Проверка данных ”;
  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выберите “ Список “:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT(D2) или =ДВССЫЛ(D2);

Как создать зависимый выпадающий список в Excel

  • Нажмите “ ОК

выпадающий-список-в-excel-6

Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну “Россия”, то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете “США” из первого выпадающего списка.

Еще больше полезных приемов в работе со списками данных и функциями в Excel вы узнаете в практическом курсе “От новичка до мастера Excel“. Успей зарегистрироваться по ссылке!

Выборка данных в Microsoft Excel

Выборка в Microsoft Excel

При работе с таблицами Excel довольно часто приходится проводить отбор в них по определенному критерию или по нескольким условиям. В программе сделать это можно различными способами при помощи ряда инструментов. Давайте выясним, как произвести выборку в Экселе, используя разнообразные варианты.

Выполнение выборки

Выборка данных состоит в процедуре отбора из общего массива тех результатов, которые удовлетворяют заданным условиям, с последующим выводом их на листе отдельным списком или в исходном диапазоне.

Способ 1: применение расширенного автофильтра

Наиболее простым способом произвести отбор является применение расширенного автофильтра. Рассмотрим, как это сделать на конкретном примере.

  1. Выделяем область на листе, среди данных которой нужно произвести выборку. Во вкладке «Главная» щелкаем по кнопке «Сортировка и фильтр». Она размещается в блоке настроек «Редактирование». В открывшемся после этого списка выполняем щелчок по кнопке «Фильтр».

Включение фильтра в Microsoft Excel

Есть возможность поступить и по-другому. Для этого после выделения области на листе перемещаемся во вкладку «Данные». Щелкаем по кнопке «Фильтр», которая размещена на ленте в группе «Сортировка и фильтр».

Включение фильтра через вкладку Данные в Microsoft Excel

После этого действия в шапке таблицы появляются пиктограммы для запуска фильтрования в виде перевернутых острием вниз небольших треугольников на правом краю ячеек. Кликаем по данному значку в заглавии того столбца, по которому желаем произвести выборку. В запустившемся меню переходим по пункту «Текстовые фильтры». Далее выбираем позицию «Настраиваемый фильтр…».

Переход в настраиваемый фильтр в Microsoft Excel

Давайте в качестве примера зададим условие так, чтобы отобрать только значения, по которым сумма выручки превышает 10000 рублей. Устанавливаем переключатель в позицию «Больше». В правое поле вписываем значение «10000». Чтобы произвести выполнение действия, щелкаем по кнопке «OK».

Пользвательский фильтр в Microsoft Excel

Как видим, после фильтрации остались только строчки, в которых сумма выручки превышает 10000 рублей.

Результаты фильтрации в Microsoft Excel

Но в этом же столбце мы можем добавить и второе условие. Для этого опять возвращаемся в окно пользовательской фильтрации. Как видим, в его нижней части есть ещё один переключатель условия и соответствующее ему поле для ввода. Давайте установим теперь верхнюю границу отбора в 15000 рублей. Для этого выставляем переключатель в позицию «Меньше», а в поле справа вписываем значение «15000».

Кроме того, существует ещё переключатель условий. У него два положения «И» и «ИЛИ». По умолчанию он установлен в первом положении. Это означает, что в выборке останутся только строчки, которые удовлетворяют обоим ограничениям. Если он будет выставлен в положение «ИЛИ», то тогда останутся значения, которые подходят под любое из двух условий. В нашем случае нужно выставить переключатель в положение «И», то есть, оставить данную настройку по умолчанию. После того, как все значения введены, щелкаем по кнопке «OK».

Установка верхней границы в пользовательском фильтре в Microsoft Excel

Теперь в таблице остались только строчки, в которых сумма выручки не меньше 10000 рублей, но не превышает 15000 рублей.

Результаты фильтрации по нижней и верхней границе в Microsoft Excel

Переход к фильтрации по дате в Microsoft Excel

Снова запускается окно пользовательского автофильтра. Выполним отбор результатов в таблице с 4 по 6 мая 2016 года включительно. В переключателе выбора условий, как видим, ещё больше вариантов, чем для числового формата. Выбираем позицию «После или равно». В поле справа устанавливаем значение «04.05.2016». В нижнем блоке устанавливаем переключатель в позицию «До или равно». В правом поле вписываем значение «06.05.2016». Переключатель совместимости условий оставляем в положении по умолчанию – «И». Для того, чтобы применить фильтрацию в действии, жмем на кнопку «OK».

Пользвательский фильтр для формата даты в Microsoft Excel

Как видим, наш список ещё больше сократился. Теперь в нем оставлены только строчки, в которых сумма выручки варьируется от 10000 до 15000 рублей за период с 04.05 по 06.05.2016 включительно.

Результаты фильтрации по сумме и дате в Microsoft Excel

Мы можем сбросить фильтрацию в одном из столбцов. Сделаем это для значений выручки. Кликаем по значку автофильтра в соответствующем столбце. В выпадающем списке щелкаем по пункту «Удалить фильтр».

Удаление фильтра с одного из столбцов в Microsoft Excel

Как видим, после этих действий, выборка по сумме выручки будет отключена, а останется только отбор по датам (с 04.05.2016 по 06.05.2016).

Ограничения только по дате в Microsoft Excel

В данной таблице имеется ещё одна колонка – «Наименование». В ней содержатся данные в текстовом формате. Посмотрим, как сформировать выборку с помощью фильтрации по этим значениям.

Кликаем по значку фильтра в наименовании столбца. Последовательно переходим по наименованиям списка «Текстовые фильтры» и «Настраиваемый фильтр…».

Переход к текстовой фильтрации в Microsoft Excel

Опять открывается окно пользовательского автофильтра. Давайте сделаем выборку по наименованиям «Картофель» и «Мясо». В первом блоке переключатель условий устанавливаем в позицию «Равно». В поле справа от него вписываем слово «Картофель». Переключатель нижнего блока так же ставим в позицию «Равно». В поле напротив него делаем запись – «Мясо». И вот далее мы выполняем то, чего ранее не делали: устанавливаем переключатель совместимости условий в позицию «ИЛИ». Теперь строчка, содержащая любое из указанных условий, будет выводиться на экран. Щелкаем по кнопке «OK».

Пользвательский фильтр для формата текста в Microsoft Excel

Как видим, в новой выборке существуют ограничения по дате (с 04.05.2016 по 06.05.2016) и по наименованию (картофель и мясо). По сумме выручки ограничений нет.

Ограничения по дате и по наименованию в Microsoft Excel

Полностью удалить фильтр можно теми же способами, которые использовались для его установки. Причем неважно, какой именно способ применялся. Для сброса фильтрации, находясь во вкладке «Данные» щелкаем по кнопке «Фильтр», которая размещена в группе «Сортировка и фильтр».

Очистка фильтра в Microsoft Excel

Второй вариант предполагает переход во вкладку «Главная». Там выполняем щелчок на ленте по кнопке «Сортировка и фильтр» в блоке «Редактирование». В активировавшемся списке нажимаем на кнопку «Фильтр».

Очистка фильтра во вкладке Главная в Microsoft Excel

При использовании любого из двух вышеуказанных методов фильтрация будет удалена, а результаты выборки – очищены. То есть, в таблице будет показан весь массив данных, которыми она располагает.

Фильтр сброшен в Microsoft Excel

Способ 2: применение формулы массива

Сделать отбор можно также применив сложную формулу массива. В отличие от предыдущего варианта, данный метод предусматривает вывод результата в отдельную таблицу.

    На том же листе создаем пустую таблицу с такими же наименованиями столбцов в шапке, что и у исходника.

Создание пустой таблицы в Microsoft Excel

Выделяем все пустые ячейки первой колонки новой таблицы. Устанавливаем курсор в строку формул. Как раз сюда будет заноситься формула, производящая выборку по указанным критериям. Отберем строчки, сумма выручки в которых превышает 15000 рублей. В нашем конкретном примере, вводимая формула будет выглядеть следующим образом:

Естественно, в каждом конкретном случае адрес ячеек и диапазонов будет свой. На данном примере можно сопоставить формулу с координатами на иллюстрации и приспособить её для своих нужд.

Ввод формулы в Microsoft Excel

Так как это формула массива, то для того, чтобы применить её в действии, нужно нажимать не кнопку Enter, а сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter. Делаем это.

Формула массива введена в столбец наименований в Microsoft Excel

Выделив второй столбец с датами и установив курсор в строку формул, вводим следующее выражение:

Жмем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Формула массива введена в столбец даты в Microsoft Excel

Аналогичным образом в столбец с выручкой вписываем формулу следующего содержания:

Опять набираем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Во всех трех случаях меняется только первое значение координат, а в остальном формулы полностью идентичны.

Формула массива введена в столбец выручки в Microsoft Excel

Как видим, таблица заполнена данными, но внешний вид её не совсем привлекателен, к тому же, значения даты заполнены в ней некорректно. Нужно исправить эти недостатки. Некорректность даты связана с тем, что формат ячеек соответствующего столбца общий, а нам нужно установить формат даты. Выделяем весь столбец, включая ячейки с ошибками, и кликаем по выделению правой кнопкой мыши. В появившемся списке переходим по пункту «Формат ячейки…».

Переход к форматировани ячеек в Microsoft Excel

В открывшемся окне форматирования открываем вкладку «Число». В блоке «Числовые форматы» выделяем значение «Дата». В правой части окна можно выбрать желаемый тип отображения даты. После того, как настройки выставлены, жмем на кнопку «OK».

Установка формата даты в Microsoft Excel

Теперь дата отображается корректно. Но, как видим, вся нижняя часть таблицы заполнена ячейками, которые содержат ошибочное значение «#ЧИСЛО!». По сути, это те ячейки, данных из выборки для которых не хватило. Более привлекательно было бы, если бы они отображались вообще пустыми. Для этих целей воспользуемся условным форматированием. Выделяем все ячейки таблицы, кроме шапки. Находясь во вкладке «Главная» кликаем по кнопке «Условное форматирование», которая находится в блоке инструментов «Стили». В появившемся списке выбираем пункт «Создать правило…».

Переход к созданию правила в Microsoft Excel

В открывшемся окне выбираем тип правила «Форматировать только ячейки, которые содержат». В первом поле под надписью «Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие» выбираем позицию «Ошибки». Далее жмем по кнопке «Формат…».

Переход к выбору формата в Microsoft Excel

В запустившемся окне форматирования переходим во вкладку «Шрифт» и в соответствующем поле выбираем белый цвет. После этих действий щелкаем по кнопке «OK».

Формат ячеек в Microsoft Excel

  • На кнопку с точно таким же названием жмем после возвращения в окно создания условий.
  • Создание условия форматирования в Microsoft Excel

    Теперь у нас имеется готовая выборка по указанному ограничению в отдельной надлежащим образом оформленной таблице.

    Выборка сделана в Microsoft Excel

    Способ 3: выборка по нескольким условиям с помощью формулы

    Так же, как и при использовании фильтра, с помощью формулы можно осуществлять выборку по нескольким условиям. Для примера возьмем всю ту же исходную таблицу, а также пустую таблицу, где будут выводиться результаты, с уже выполненным числовым и условным форматированием. Установим первым ограничением нижнюю границу отбора по выручке в 15000 рублей, а вторым условием верхнюю границу в 20000 рублей.

      Вписываем в отдельном столбце граничные условия для выборки.

    Условия в Microsoft Excel

    Как и в предыдущем способе, поочередно выделяем пустые столбцы новой таблицы и вписываем в них соответствующие три формулы. В первый столбец вносим следующее выражение:

    В последующие колонки вписываем точно такие же формулы, только изменив координаты сразу после наименования оператора ИНДЕКС на соответствующие нужным нам столбцам, по аналогии с предыдущим способом.

    Каждый раз после ввода не забываем набирать сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.

    Результат выборки по нескольким условиям в Microsoft Excel

  • Преимущество данного способа перед предыдущим заключается в том, что если мы захотим поменять границы выборки, то совсем не нужно будет менять саму формулу массива, что само по себе довольно проблематично. Достаточно в колонке условий на листе поменять граничные числа на те, которые нужны пользователю. Результаты отбора тут же автоматически изменятся.
  • Изменение результатов выборки в Microsoft Excel

    Способ 4: случайная выборка

    В Экселе с помощью специальной формулы СЛЧИС можно также применять случайный отбор. Его требуется производить в некоторых случаях при работе с большим объемом данных, когда нужно представить общую картину без комплексного анализа всех данных массива.

      Слева от таблицы пропускаем один столбец. В ячейке следующего столбца, которая находится напротив первой ячейки с данными таблицы, вписываем формулу:

    Эта функция выводит на экран случайное число. Для того, чтобы её активировать, жмем на кнопку ENTER.

    Случайное число в Microsoft Excel

    Для того, чтобы сделать целый столбец случайных чисел, устанавливаем курсор в нижний правый угол ячейки, которая уже содержит формулу. Появляется маркер заполнения. Протягиваем его вниз с зажатой левой кнопкой мыши параллельно таблице с данными до её конца.

    Маркер заполнения в Microsoft Excel

    Теперь у нас имеется диапазон ячеек, заполненный случайными числами. Но, он содержит в себе формулу СЛЧИС. Нам же нужно работать с чистыми значениями. Для этого следует выполнить копирование в пустой столбец справа. Выделяем диапазон ячеек со случайными числами. Расположившись во вкладке «Главная», щелкаем по иконке «Копировать» на ленте.

    Копирование в Microsoft Excel

    Выделяем пустой столбец и кликаем правой кнопкой мыши, вызывая контекстное меню. В группе инструментов «Параметры вставки» выбираем пункт «Значения», изображенный в виде пиктограммы с цифрами.

    Вставка в Microsoft Excel

    После этого, находясь во вкладке «Главная», кликаем по уже знакомому нам значку «Сортировка и фильтр». В выпадающем списке останавливаем выбор на пункте «Настраиваемая сортировка».

    Переход к настраиваемой сортировке в Microsoft Excel

    Активируется окно настройки сортировки. Обязательно устанавливаем галочку напротив параметра «Мои данные содержат заголовки», если шапка имеется, а галочки нет. В поле «Сортировать по» указываем наименование того столбца, в котором содержатся скопированные значения случайных чисел. В поле «Сортировка» оставляем настройки по умолчанию. В поле «Порядок» можно выбрать параметр как «По возрастанию», так и «По убыванию». Для случайной выборки это значения не имеет. После того, как настройки произведены, жмем на кнопку «OK».

    Настройка сортировки в Microsoft Excel

  • После этого все значения таблицы выстраиваются в порядке возрастания или убывания случайных чисел. Можно взять любое количество первых строчек из таблицы (5, 10, 12, 15 и т.п.) и их можно будет считать результатом случайной выборки.
  • Случайная выборка в Microsoft Excel

    Как видим, выборку в таблице Excel можно произвести, как с помощью автофильтра, так и применив специальные формулы. В первом случае результат будет выводиться в исходную таблицу, а во втором – в отдельную область. Имеется возможность производить отбор, как по одному условию, так и по нескольким. Кроме того, можно осуществлять случайную выборку, использовав функцию СЛЧИС.

    Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

    Ссылка на основную публикацию